HR KPIs: Die wichtigsten HR-Kennzahlen 2025

Nie war der Fokus auf die richtigen HR KPI so wichtig wie 2025: Der Fachkräftemangel, die fortschreitende Digitalisierung und der Trend zu People Analytics erfordern, dass du deine Personalprozesse messbar machst und daraus die richtigen Erkenntnisse für deine HR ziehst. Wenn du wirklich fundierte Entscheidungen treffen willst, musst du die richtigen Personalkennzahlen nutzen. Nur dann wirst du die Effizienz deiner Personalabteilung steigern und ihren Mehrwert für dein Unternehmen vergrößern.

Definition HR KPIs: Kennzahlen, die du kennen solltest

HR KPIs (Human Resources Key Performance Indicators) sind Kennzahlen, mit denen du deine Personalprozesse messen und optimieren kannst. Sie liefern wertvolle Daten und helfen dir bei der Beantwortung relevanter Fragen wie:

• Wie effizient laufen unsere Recruiting-Prozesse?
• Wie hoch ist die Mitarbeiterzufriedenheit in unserem Unternehmen?
• An welchen Stellen entstehen uns Kosten im HR-Bereich?

Mit HR KPIs misst du die Performance und den Beitrag deiner HR-Abteilung zu euren Unternehmenszielen. Die Kennzahlen liefern die Grundlage für gezielte und nachhaltige Optimierungen.

Aufgaben und Ziele von HR KPI

HR Kennzahlen haben unterschiedliche Aufgaben und Ziele:

• Transparenz schaffen: HR KPIs machen eure Personalprozesse sichtbar, vergleichbar und bewertbar.
• Kosten kontrollieren: Personalkennzahlen ermöglichen eine bessere Kostenkontrolle.
• Strategie unterstützen: Dank HR KPIs lässt sich dein Personalmanagement präzise an eure Unternehmensziele anpassen.
• Mitarbeiterbindung fördern: Mit den richtigen KPIs erkennst du früher, wo Fluktuation droht und wo du gegensteuern musst.

Effizienz steigern: Du kannst dein Recruiting und Onboarding detailliert analysieren und optimieren.

Synergien zwischen HR KPIs und deinem Personalcontrolling

HR-Kennzahlen liefern die Grundlage für fundiertes Personalcontrolling. Während die KPIs dich bei der Messung unterstützen, geht es beim Controlling um die Interpretation der Daten und die Schlüsse, die du daraus für dein Unternehmen ziehst. Kombiniere beide Elemente für maximale Effizienz.Mehr zu diesem Thema findest du in unserem softgarden Glossarartikel zum Personalcontrolling.

Übersicht über die wichtigsten HR KPIs

Folgende KPI Human Resources gehören zu den wichtigsten Kennzahlen im Personalmanagement. Die Wahl der passenden KPIs für dein Unternehmen hängt von deiner HR-Strategie ab.

Fluktuation und Mitarbeiterbindung

• Fluktuationsrate: Wie viel Prozent der Beschäftigten verlassen dein Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum? 
• Retention Rate: Wie viele Beschäftigte bleiben?

Relevanz: Eine hohe Mitarbeiterfluktuation kann bedeuten, dass es in deinem Unternehmen Probleme in den Bereichen Führung, Kultur oder Karrierechancen gibt. Ein stabiler Personalstamm dagegen spart Kosten und sorgt dafür, dass wertvolles Wissen im Unternehmen bleibt.

Personalstruktur und Kapazität

• FTE (Full-Time Equivalent): Arbeitszeitkapazität in Vollzeitäquivalenten.
• Headcount: Anzahl der Mitarbeiter:innen in deinem Unternehmen.

Relevanz: Diese KPIs erleichtern dir die Planung und Steuerung deiner Organisation. Du kannst die Arbeitsleistung von Teilzeit- und Vollzeitbeschäftigten vergleichen und die Effizienz deines Personaleinsatzes überprüfen.

Recruiting und Onboarding

• Time-to-Hire: Die Zeitspanne vom Bewerbungseingang bis zur Unterschrift.
• Time-to-Fill: Die Dauer von der Stellenausschreibung bis zur Besetzung.
• Offer Acceptance Rate: Das Verhältnis von Angeboten zu unterschriebenen Verträgen.

Relevanz: Recruiting-KPIs liefern dir Informationen über die Effizienz deines Recruitings und geben Aufschluss über die Attraktivität deines Unternehmens als Arbeitgeber. So kannst du schneller und gezielter nachjustieren, falls nötig.

Leistung und Zufriedenheit

• Engagement-Index: Wie stark ausgeprägt sind Motivation und Bindung der Mitarbeitenden?
• Krankheitsquote: Der Anteil krankheitsbedingter Fehltage.
• Weiterbildungsquote: Der Anteil der Mitarbeitenden, die Schulungen und Fortbildungen nutzen.

Relevanz: Diese HR KPIs verraten dir, wie es um die Stimmung und die Leistungsbereitschaft in deinem Unternehmen bestellt ist. Mit ihrer Hilfe erkennst du Überbelastungen früher, motivierst deine Mitarbeitenden besser und förderst die gezielte Weiterbildung deiner Teams.

Kostenkennzahlen

• Cost-per-Hire: Wie teuer ist eine Neueinstellung im Durchschnitt?
• HR-Kostenquote: Der Anteil der HR-Kosten an den Gesamtkosten deines Unternehmens.

Relevanz: Kosten-KPIs ermöglichen dir eine genauere Analyse deines HR-Budgets. Sie helfen dir dabei, die Ergebnisse deiner Investitionen in Recruiting, Employer Branding und Schulungen zu ermitteln und zu rechtfertigen. Auch Einsparpotenziale werden dank ihnen sichtbar.

Auswahl und Priorisierung deiner HR KPIs

Denk dran: Nicht jede Kennzahl ist für jedes Unternehmen sinnvoll. Bevor du loslegst, prüfe deine KPIs kritisch:

• Relevanz: Passt die Kennzahl zu deinen HR-Zielen?
• Messbarkeit: Lassen sich die Daten einfach und zuverlässig erheben?
• Benchmarkfähigkeit: Kannst du deine Werte mit anderen Organisationen vergleichen?

Praxis-Tipp: Wer von 0 auf 100 alles messen will, verzettelt sich schnell. Starte lieber mit einigen wenigen KPIs und füge dann nach und nach weitere hinzu.

Was ist ein HR Reporting?

Ein HR Reporting ist die regelmäßige Erhebung, Aufbereitung und Präsentation von HR KPIs. Es sorgt für Transparenz und Vergleichbarkeit und unterstützt die Entscheidungsfindung auf allen Ebenen deines Unternehmens.

Aufgaben eines HR Reportings:

• Monitoring: Die Entwicklung deiner HR KPIs über bestimmte Zeiträume verfolgen.
• Planung: Steuerung von Personalbedarf und HR-Kosten erleichtern.
• Entscheidungsgrundlage: Zahlengrundlage liefern für fundierte HR-Entscheidungen

Das HR Reporting ist ein unverzichtbarer Bestandteil deines HR-Managements. Regelmäßige, vergleichbare Auswertungen deiner HR KPIs verbessern dein gesamtes Personalwesen nachhaltig.

Recruiting KPI vs. HR KPI: Was ist der Unterschied

Kurz gesagt: Recruiting-KPI messen einzelne Bewerbungsprozesse, während KPI Human Resources deine gesamte Personalstrategie ins Auge fassen.

• Recruiting KPIs: Diese Kennzahlen messen einzelne Prozesse innerhalb deines Recruitings. Beispiele sind Time-to-Hire oder Cost-per-Hire.
• HR KPIs: Sie decken die gesamte Bandbreite deiner Personalarbeit ab – vom Recruiting über die Mitarbeiterbindung bis zu Personalkosten.

Beide Arten von Kennzahlen ermöglichen deinen Human Resources eine konkrete, datenbasierte Erfolgsmessung. Falls du mehr wissen möchtest, sind die Übersicht über Recruiting KPIs zur Erfolgsmessung und das softgarden Whitepaper “Recruiting-Kennzahlen auf den Punkt gebracht” wie für dich gemacht.

Fazit: HR KPIs implementieren – mit den richtigen Tools

Personalkennzahlen sind kein Selbstzweck, sondern entscheidende Hilfsmittel bei der Optimierung deiner HR-Prozesse. Erst mit den richtigen KPIs erhältst du die Datengrundlage, um deine Abläufe systematisch zu messen und zu optimieren.

Dabei ist es entscheidend, dass du die Kennzahlen nicht für sich betrachtest, sondern sie in den Gesamtkontext einbettest, regelmäßig misst und entsprechende Maßnahmen einleitest, sollte dies erforderlich sein.

Moderne HR-Tools wie das softgarden Bewerbermanagement unterstützen dich dabei, deine HR-Maßnahmen auf eine datenbasiertes Fundament zu überführen. So kannst du deine HR zielgerichtet verbessern und bist dabei nicht mehr nur auf Einzelanekdoten oder dein Bauchgefühl angewiesen.

FAQ – Häufige Fragen zu HR KPIs