Time-to-Hire: Was sie bedeutet und wie du sie reduzierst

In diesem Artikel erfährst du:

• was die Time-to-Hire eigentlich ist,
• wie du sie berechnest,
• was der Unterschied zur Time-to-Fill ist,
• warum die Time-to-Hire für dein Recruiting so wichtig ist
• und wie du eure Einstellungszeiten beschleunigst.

Definition: Time-to-Hire

Die Time-to-Hire ist die Anzahl der Tage zwischen Bewerbungseingang und Unterschrift. Sie zeigt dir, wie lang der Auswahlprozess in eurem Unternehmen dauert. Anders gesagt: Nach wie vielen Tagen wird aus einer Kandidat:in eine neue Kolleg:in?

Denn: Je kürzer die Zeit bis zur Einstellung, desto effizienter dein Recruiting und desto größer die Chance, dass Top-Talente sich für dein Unternehmen entscheiden. Eine zu lange Time-to-Hire hingegen verschlechtert deine Candidate Experience und erhöht das Risiko von Absagen.

Time-to-Hire berechnen

Für die Berechnung der Time-to-Hire musst du kein Mathegenie sein:

Die Formel lautet:

Time to Hire = Einstellungsdatum – Bewerbungsdatum.

Beispiel:

Eine Kandidat:in bewirbt sich am 1. Juni und unterschreibt am 28. Juni. In diesem Fall beträgt die Time-to-Hire 27 Tage.

Time-to-Hire: Atkuelle Werte in Deutschland

Die aktuelle Time to Hire in Deutschland liegt im Schnitt bei etwa 35 Kalendertagen (ca. fünf Wochen). Wo liegst du mit deinem Unternehmen? An folgenden Werten kannst du dich orientieren:

• Gute Time-to-Hire: Weniger als 35 Kalendertage – schnell und effizient, erfüllt die Erwartungen deiner Kandidat:innen.
• Normal: 35–55 Kalendertage – noch im Durchschnitt, aber mit Luft nach oben.
• Schlecht: Mehr als 70 Kalendertage – deutlich zu lang! Du riskierst den Verlust von Talenten an deine Mitbewerber.

Eines wird deutlich: Die Time-to-Hire in Deutschland liegt oft noch über den Erwartungen der Bewerbenden. Das ist ein klares Zeichen für vorhandenes Verbesserungspotenzial und eine große Chance für dein Unternehmen. Sichere dir mit effizienten Prozessen einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil.

Die Time-to-Hire variiert nach Branche und Position

Wenig überraschend: Die Time-to-Hire variiert je nach Branche, Positionstiefe und aktueller Marktsituation. In stark nachgefragten und komplexen Bereichen wie IT oder Ingenieurwesen dauert es bis zur Unterschrift schon mal 60 bis 90 Kalendertage.

In Bereichen wie Vertrieb oder Kundenservice liegt die Time-to-Hire oft bei 30 bis 40 Kalendertagen. Ein wichtiger Faktor ist auch die Komplexität einer Position. Je größer die Verantwortung, desto mehr Interviewrunden und Auswahlstufen gibt es in der Regel. Branchen mit besonders ausgeprägtem Fachkräftemangel, darunter die Pflege oder das Handwerk, schaffen es dagegen meist relativ schnell, neue Mitarbeitende zu sichern (sofern es genug Bewerbende gibt).

Time-to-Hire vs. Time-to-Fill

Beide Begriffe messen eine bestimmte Zeitspanne:

• Time-to-Hire: vom Eingang der Bewerbung bis zur Vertragsunterschrift.
• Time-to-Fill: von der Veröffentlichung der Stellenausschreibung bis zur Vertragsunterschrift.

Die Time-to-Hire legt den Fokus stärker auf die Kandidatensicht und damit die eigentliche Candidate Journey. Beide KPI zeigen dir, wie effizient deine Recruiting-Prozesse wirklich sind.

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Warum ist die Time-to-Hire relevant?

Eine kurze Time-to-Hire bringt dein Recruiting in mehrfacher Hinsicht voran:

• Geringere Kosten: Je kürzer der Auswahlprozess, desto geringer deine Cost-per-Hire, also die Kosten für die Besetzung einer offenen Stelle.
• Verbesserte Candidate Experience: Klare Abläufe und schnelle Kommunikation schaffen Vertrauen.
• Wettbewerbsvorteil: Mit einer kürzeren Time-to-Hire maximierst du deine Chancen auf begehrte Top-Talente.
• Starke Arbeitgebermarke: Bewerbende äußern sich häufiger positiv über dein Unternehmen.

Wie du die Time-to-Hire optimierst

Das Ziel ist klar – doch wie reduzierst du die Time-to-Hire nun konkret?

Fünf erprobte Maßnahmen findest du hier:

1. Prozesse klar strukturieren: Wie viele Interviewrunden wird es geben? Wer entscheidet? Kläre diese Fragen im Voraus und verhindere unnötige Verzögerungen.
2. Transparent kommunizieren: Kommuniziere klare Abläufe und Timelines. So hältst du die Kandidat:innen nicht nur auf dem Laufenden, sondern auch bei Laune.
3. Bewertungen standardisieren: Klar definierte Bewertungskriterien mithilfe von Scorecards und Interviewleitfäden schaffen nicht nur mehr Fairness und Vergleichbarkeit, sondern beschleunigen auch euren Entscheidungsprozess.
4. Frühzeitige Einbindung der Führungskräfte: Wer Hiring Manager von Beginn an einbindet, sorgt für schnellere Entscheidungen bei der Kandidatensuche.
5. Digitale Tools nutzen: Mit modernen Bewerbermanagementsystemen wie softgarden behältst du den Überblick, automatisierst diverse Prozesse und kannst deine Time-to-Hire spürbar verbessern.

Fazit: Was du aus deiner Time-to-Hire ableiten kannst

Die Time-to-Hire ist eine der wichtigsten Kennzahlen für dein Recruiting. Sie zeigt dir, wie effizient das Recruiting in deinem Unternehmen tatsächlich läuft.

Und selbst wenn eure Time-to-Hire bereits niedrig sein sollte, sollte es dein Ziel sein, sie weiter zu senken. So sichert ihr euch nicht nur einen Vorsprung vor der Konkurrenz, sondern bleibt auch in Zukunft ein besonders attraktives Ziel für Top-Talente.

Eine regelmäßige Analyse der Time-to-Hire und der Vergleich mit Branchenwerten sind daher entscheidend und sollten ein fester Bestandteil deiner Recruiting-Routine sein.

Mit softgarden optimierst du deine Prozesse an zahlreichen Stellen und wirst deine Time-to-Hire im besten Fall deutlich reduzieren können.

FAQ – Häufige Fragen rund um die Time-to-Hire